Construire et mettre en œuvre un plan de développement de ses compétences

Objectifs :

• Faire le point sur les facteurs de changement qui affectent son métier
• Repérer les compétences à acquérir pour s’adapter
• Réfléchir au développement de ses compétences
• Rédiger un plan individuel d’action et de formation

Notre action :

• Conseils à l’entreprise
• Entretien individuel avec les secrétaires et assistantes
• Animation en collectif
• Assistance à la mise en place des plans d’action

Un exemple :

Un grand cabinet d’avocats a inscrit dans son offre DIF une journée de formation pour les secrétaires sur le thème : « Faire le bilan de se acquis professionnels ».
C’est une 1ère journée de lancement d’un nouveau projet formation.
Elle a pour objectif de faire prendre conscience des changements qui affectent le métier et des compétences à développer pour maintenir son employabilité.
Chaque participante rédige un plan individuel de développement de se compétences à valider avec son responsable hiérarchique.
Toutes sont unanimes pour apprécier cette journée qui leur donne le goût de poursuivre leur formation.
Elles apprécient la qualité des échanges et de découvrir plus précisément les conditions de travail de chacune.
A la suite de cette journée, les demandes de formation sont nombreuses (organisation et gestion du temps, rédaction et technique de prise de notes).

Objectifs :

• Prendre conscience de l’importance de l’entretien pour gérer efficacement sa carrière
• Mettre en pratique une méthode pour préparer son entretien tout au long de l’année
• Savoir préparer son bilan
• Choisir des objectifs de progrès réalistes et les moyens appropriés
• Savoir exprimer ses besoins de formation et d’évolution
• Apprendre à se mettre en « bonne » condition pour réussir son entretien

Notre action :

• Conseil à l’entreprise
• Entretien individuel avec les secrétaires et assistantes
• Animation en collectif
• Conseil, information, préparation, simulation

Objectifs :

• Connaître les étapes de la démarche
• Savoir faire le choix du diplôme correspondant à leur expérience
• Se préparer à la rédaction du dossier
• S’entraîner à l’entretien devant le jury

Notre action :

Une assistance individuelle ou en groupe pour entreprendre une démarche de VAE :

• Diagnostic préalable, vérification des conditions d’accès
• Choix du bon diplôme : cohérence avec le référentiel du diplôme choisi
• Récolte des informations nécessaires pour entreprendre sa démarche
• Choix des activités à présenter
• Aide à la rédaction du dossier
• Préparation à l’entretien devant un jury

Objectif :

• Améliorer ses compétences en terme de savoir, savoir-faire, savoir-être

Notre action :

• Définir en amont les besoins de formation avec l’entreprise et les secrétaires au cours d’entretiens et de journées débat
• Concevoir des actions de formation adaptées aux besoins recensés
• Animer les actions de formation
  • Echanges et interactivité entre stagiaires et formateur
  • Etude de cas adapté au contexte de l’entreprise
  • Résolution de problèmes
  • Participation active des stagiaires
  • Plan d’actions individualisé
  • Evaluation à chaud
• Création d’une liste de diffusion sur messagerie pour échanger des informations et partager des savoir-faire avec le formateur et les stagiaires

Le Cabinet Dorothée Bazin Secrétariat Conseil est habilité à délivrer une convention de formation.

Toutes les actions de formation peuvent être prises en charge dans le cadre du DIF avec l’accord de l’employeur. Elles permettent un réel développement personnel, le renforcement de l’employabilité du salarié.

S’organiser et gérer son temps :

• Mieux définir votre mission de secrétaire - assistante
• Utiliser des méthodes et des outils pour être plus efficace
• Optimiser votre système de messagerie électronique
• Différencier l’urgent de l’important pour gagner en efficacité
• Eliminer les tâches inutiles et se concentrer sur l’essentiel

Gagner du temps grâce à OUTLOOK :

• Améliorer sa communication par une meilleure gestion de sa messagerie
• Mettre en place une méthode de traitement des mails pour gagner en efficacité
• Gagner du temps et se libérer l’esprit grâce à Outlook
• Utiliser toutes les fonctions d’Outlook pour accroître son efficacité (suivi des tâches, agenda électronique,..)

Organiser le classement et la documentation :

• Acquérir une méthode simple et évolutive pour réorganiser votre classement
• Découvrir les différentes méthodes de classement et les critères de choix
• Apprendre à bâtir un plan de classement à partager sur le réseau interne
• Prendre conscience de votre nouveau rôle de « documentaliste » au sein de votre équipe
• Connaître et appliquer les règles d’archivage papier et/ou électronique

Lire, traiter et mémoriser rapidement l’information utile :

• Positionner son rôle d’interface dans le traitement de l’information
• Savoir repérer rapidement l’information utile à son manager et son équipe
• Savoir assurer la veille sur Internet ou Intranet pour faciliter l’accès de tous à l’information
• Optimiser la circulation et la conservation des informations
• Assurer la traçabilité des informations et son rôle de « mémoire » du service

S’entraîner à la prise de notes et à la rédaction d’un compte rendu :

• faire le point sur vos capacités et vos difficultés à prendre des notes
• disposer d’une méthode de prise de notes facilitant la rédaction d’une synthèse ou d’un compte rendu
• connaître et appliquer les critères de lisibilité d’un écrit
• s’entraîner à la prise de notes pour acquérir les bons réflexes

Améliorer l’orthographe et la grammaire:

• Se réconcilier avec l’orthographe et la grammaire
• Déjouer les pièges de l’orthographe et de la grammaire
• Appliquer une méthode pédagogique originale : apprentissage de la méthode « Mémoriso »

Travailler efficacement avec son manager et son équipe :

• Identifier les spécificités de l’assistanat d’équipe et mieux positionner votre rôle
• Repérer les dysfonctionnements et y apporter des solutions adaptées
• Identifier les principes d’une bonne organisation d’équipe
• Optimiser votre mode de communication en restant positive et motivée

Travailler en mode projet :

• Comprendre les objectifs du projet et les besoins des acteurs
• Connaître et s’approprier ses missions
• Développer des méthodes et des outils adaptés
• Générer et suivre les informations nécessaires au bon déroulement du projet
• Veiller au respect des délais et à la tenue des plannings

Développer sa confiance en soi :

• Développer votre potentiel de communication pour faciliter votre développement personnel et professionnel
• Apprendre à vous affirmer de façon positive et renforcer votre efficacité
• Reconnaître les attitudes qui développent la confiance en soi
• Savoir s’adapter pour résister au stress

Optimiser sa communication avec les autres :

• Découvrir les principes de base de ma communication
• Prendre l’assurance nécessaire pour optimiser vos relations avec les autres
• Identifier les personnalités qui vous entourent pour mieux vous y adapter
• Utiliser les méthodes et techniques de la communication relationnelle

Etre acteur face au changement :

• Reprendre confiance en vous
• Dégager des ouvertures de projets réalistes
• Envisager l’avenir comme un nouveau départ

SENIORS : gérez votre seconde partie de carrière !

Senior ou toute personne souhaitant mettre en perspective les (10) prochaines années de sa vie professionnelle.
Dans l’intérêt du senior et de l’entreprise,

• Gérer au mieux sa deuxième partie de carrière et imaginer efficacement son avenir professionnel
• Mesurer ses enjeux professionnels et personnels
• Dynamiser ses prochaines années professionnelles
• Anticiper l’évolution de carrière dans l’intérêt réciproque de l’entreprise et du salarié

Objectifs :

• Améliorer l’efficacité des secrétaires par la mise en commun et le partage des informations et des ressources
• Elaborer un « Guide des bonnes pratiques administratives » à mettre sur le réseau
• Renforcer le sentiment d’appartenance à un véritable métier
• Harmoniser le processus administratif de l’entreprise
• Accéder rapidement à des informations pratiques et actualisées
• Améliorer l’efficacité des assistantes à travers la mise en commun des ressources

Notre action :

• Animation de réunions de travail, d’ateliers
• Collecte et rédaction des pratiques
• Mise en réseau avec les services internes

Un exemple :

Dans une entreprise industrielle multi sites, création d’une base d’informations pratiques sur l’Intranet. Cet échange de « bonnes pratiques » permet à une trentaine d’assistantes de trouver plus rapidement l’information utile, de développer l’esprit réseau et de maintenir une réelle motivation pour mettre à jour la base d’informations.