Quel avenir pour le métier ?

A propos de la sortie du livre : « Secrétaires, assistantes, Osez la formation ! »

paru aux Editions Dunod.http://www.dunod.com

(Rubrique : Gestion et Management ; Sous-rubrique : Carrière et Emploi)

1/ Pour évoluer professionnellement il est important de se former, mais une secrétaire peut-elle se voir libérer du temps pour cela ?

A elle de bien négocier avec son manager ! Il est important qu’ils décident ensemble des axes de développement des compétences et choisissent les formations adaptées. D’où l’importance de l’entretien annuel qui n’est malheureusement pas encore systématique pour les assistantes dans les entreprises.

Quand la secrétaire a un réel projet d’évolution, son manager ou la RH a tout intérêt à répondre à ses besoins de formation.

Libérer du temps est un faux problème (ou un mauvais prétexte..). On trouve bien du temps pour partir en congés ou en rtt ! Les formations sont toujours programmées dans le temps : à elle à anticiper les tâches pour se libérer. Les formations sont en général de courte durée : 2 jours consécutifs.

2/Le DIF va-t-il venir au secours des secrétaires pour obtenir une formation ?

Le droit à la formation pour tous existe depuis la loi de 1971 !

Il est vrai que les entreprises, jusqu’à présent, avaient tendance à consacrer l’intégralité du plan de formation aux cadres, commerciaux, ingénieurs…L’apprentissage de la bureautique a aussi beaucoup pénalisé les secrétaires au détriment d’autres formes de formation (développement des compétences comportementales ou organisationnelles).

Aujourd’hui, le DIF officialise un quota d’heures annuelles et cumulables. Impossible pour les entreprises de s’y soustraire ! Le DIF commence timidement à faire des effets sur la population des secrétaires et assistantes qui « osent » davantage demander des formations. La plupart d’entre elle ignore encore le DIF et ses modalités d’application dans leur entreprise.. Attendons les années à venir !

3/Les outils communicants suppriment-ils la fonction de secrétariat dans lesorganisations ?

Ils ne la suppriment pas mais la transforment énormément.

Disons que la secrétaire traditionnelle disparaît a profit de l’assistante, hyper communicante, qui maîtrise parfaitement toutes les technologies de la communication. Son rôle traditionnel de « pivot » de l’information existera toujours mais il s’exécute essentiellement à travers l’utilisation des outils collaboratifs : agenda et messagerie électroniques, bases de données et réseau partagés. La corbeille « courrier » traditionnelle est quasiment vide. Toutes les informations sont dématérialisées. Les processus administratifs sont informatisés (réservation de moyens de transport, salles de réunion, planning collectif, SAP, etc.). Toutes les tâches à faible valeur ajoutée historiquement dévolues aux secrétaires sont automatisées. A elles, de tirer avantage du temps gagné pour s’investir dans de nouvelles responsabilités.

4/Quelles sont les grandes évolutions qu’a subi ce métier ou cette fonction ?

- L’arrivée de la bureautique dans les années 80 : automatisation de la saisie des textes)

- La micro informatique dans les années 90 ( élargissement des tâches : tableur, grapheur, base de données..) ; Apparition des assistantes de fonction (RH, commerciale, gestion, etc.)

- Le travail en réseau dans les années 2000 (+ développement Internet, Intranet, etc.)

- Le développement du travail en équipe, la quasi disparition des binôme patron/secrétaire).

- L’informatisation de tout ou partie des processus administratifs

- L’apparition de nouveaux métiers : assistante de projet, assistante web master, veille Internet, GED..)

5/Y a-t-il toujours un tandem manager/secrétaire/assistante ou bien la secrétaire doit-elle davantage participer à des réseaux hors entreprise ?

Il est de plus en plus rare ! Il perdure au niveau des directions générales, auprès des présidents. L’assistante est alors un bras droit qui « assiste » son patron dans tous ses faits et gestes. Sans elle, il est perdu…

C’est un modèle qui tend à disparaître (coût élevé), même dans de très grandes entreprises, la direction partage de plus en plus un secrétariat avec ses proches collaborateurs.

6/Les formations initiales de secrétariat sont-elles encore nombreuses ou bien devient-on secrétaire par d’autres voies aujourd’hui ?

Pour les plus anciennes, la formation initiale est de faible niveau. En 2002, selon l’Insee, 28 % des assistantes de direction avaient un niveau Bac + 2 (BTS) et + de 50% des secrétaires avaient un niveau inférieur au Bac (CAP, BEP..).

Aujourd’hui, la porte d’entrée dans les entreprises est à Bac +2 minimum.

Des assistantes + diplômées sont recherchées pour des postes à haut niveau (licence LEA, Droit, DUT, licence pro..).

7/ Est-il facile pour une secrétaire de demander un bilan de compétence ?

Encore faut-il qu’elle estime en avoir besoin ou qu’elle le connaisse. Jusqu’à la nouvelle loi sur la formation de 2004, le bilan de compétences avait plutôt mauvaise presse dans les entreprises : on le conseillait à des personnes en situation précaire, lors d’un plan social, etc.

Aujourd’hui le bilan de compétences est un des outils majeurs, au même titre que le DIF ou la VAE de la nouvelle loi de 2004.

La secrétaire peut en faire la demande à sa RH. S’il est acceptait, il rentre dans le cadre du plan de formation ou du DIF.

La secrétaire peut aussi l’entreprendre à titre personnel. Dans ce cas, elle devra faire une demande de CIF (congés individuel de formation) pour obtenir le financement.

8/Quel est l’avenir de cette fonction ? Et à quelles évolutions les secrétaires doivent-elles se préparer ?

- D’après le commissariat au plan, le métier arrive au 13^ème rang parmi les 70 métiers d’avenir pour les 10 prochaines années.

- Le « mamy boom » va entraîner le départ de 200 000 secrétaires d’ici 2015. Il va y avoir des postes à pourvoir !

- Le recrutement se fait en majorité (1 sur 2) dans les PME (tissu économique dynamique et créateur d’emploi).

Le profil des assistantes de demain :

Fort niveau de compétences techniques et informatiques

Bon niveau de pratique des langues

Capacité à travailler en équipe, coordinatrice des projets, suivi administratif

Ouverture sur le monde économique, adhésion aux valeurs de l’entreprise

Capacité à apporter une réelle valeur ajoutée à son travail

Plus de spécialisation : projet, web, commercial, juridique, gestion…

9/Comment avez-vous construit votre ouvrage ?
En étroite relation avec mon expérience « terrain ». Je rencontre plusieurs centaines d’assistantes chaque année dans les entreprises et j’observe les changements du métier. Les moyens de se former qui sont présentés dans l’ouvrage sont tous illustrés par des témoignages d’assistantes qui ont « osé » la formation ou qui ont fait l’effort de se remettre en question à un moment donné de leur carrière.

10/ Ce livre s’adresse-t-il aux seules secrétaires ou également aux DRH ?

Non, bien naturellement !

Je souhaiterai que les RH ou responsables de formation prennent le temps de découvrir la problématique de ce métier devant lequel ils sont bien souvent désarmés.

Ils s’adressent également aux managers qui ont une réelle motivation à faire évoluer la carrière de leur secrétaire/assistante, mais qui ne savent pas toujours quelles sont les clés de leur évolution.